Drie taken die ik bij elke kmo automatiseer

Als ik over automatisatie praat, denken mensen meteen aan grote projecten, dure software en maanden werk. Maar de winst zit meestal in iets kleins: een taak die iemand elke week opnieuw met de hand doet.

Bij bijna elke kmo vind ik dezelfde drie taken terug. Ze zijn saai, herhalend en foutgevoelig. Precies de dingen waar een computer beter in is dan wij.

1. Facturen ontvangen, doorsturen en archiveren

Een factuur komt binnen per mail. Iemand opent hem, slaat hem op, geeft hem door aan de boekhouding en vraagt zich een week later af waar hij gebleven is.

Dat kan automatisch: de factuur wordt herkend, op de juiste plek bewaard en doorgestuurd naar je boekhouder of boekhoudpakket. Jij kijkt enkel nog naar wat er niet klopt.

2. Offertes opvolgen

Je stuurt een offerte en daarna gebeurt er niets. Niet omdat de klant nee zegt, maar omdat je niet aan de opvolging toekomt. Een offerte die drie weken ligt, is meestal een gemiste kans.

Een eenvoudige automatisatie stuurt na een paar dagen een herinnering, of zet een taak klaar voor jou om te bellen. Je blijft zelf de persoon die het gesprek voert, maar je vergeet het niet meer.

3. Een nieuwe medewerker onboarden

Een nieuwe collega begint maandag. Dan moet er een account komen, een mailbox, toegang tot de juiste mappen, een laptop, een welkomstmail. Meestal gebeurt dat in een gejaagde vrijdagnamiddag, en altijd mist er iets.

Met een vaste checklist, en waar mogelijk een automatische flow, is dit elke keer hetzelfde proces. Het scheelt tijd en het voorkomt dat iemand zijn eerste dag zonder toegang begint.

Wat ik niet automatiseer

• Dingen die je zelf nog niet goed begrijpt. Eerst het proces helder krijgen, dan pas automatiseren.
• Taken die maar twee keer per jaar voorkomen. De moeite is dan groter dan de winst.
• Contact met klanten waar het persoonlijke net het verschil maakt.

Zo begin je klein

Tel een week lang hoe vaak je dezelfde handeling doet. Zijn het tien keer of meer, dan loont het meestal. Begin met één taak, laat hem een maand draaien en kijk of hij echt tijd bespaart voor je aan de volgende begint.

Weet je niet goed waar je moet beginnen? Neem contact met me op en vertel welke taak jou het meest ergert, dan kijken we samen of en hoe die te automatiseren valt.